Журнал регистрации приказов по личному составу порядок нумерации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Нумерация в данном случае решает проблемы:. Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:.

Акция месяца 8 88 Ранее никакой нумерации приказов по личному составу, основной д-ти не было в кадровой службе была общая сквозная по всей компании- что очень неудобно.

Многие руководители предприятий задаются вопросом — обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Акция месяца 8 88 Ранее никакой нумерации приказов по личному составу, основной д-ти не было в кадровой службе была общая сквозная по всей компании- что очень неудобно. Я завела с Но правильно ли я делаю? Ведь существуют приказы по основной деятельности - как тогда нумеровать их? Документы, с которыми работает кадровая служба , являются кадровыми документами.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. Первая группа — приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника касаются условий трудового договора и имеющие долговременный срок хранения 75 лет :.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля , являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:. Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Вы узнаете больше о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы , если перейдете в материал. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов распоряжений по основной производственной деятельности предприятия:. Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. Для приказов по основной деятельности организации на практике характерно применение цифровых индексов номера , то есть простая порядковая нумерация 1, 2, 3, 4, Следовательно, каждая организация самостоятельно разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

Также отметим, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Типовых форм журналов регистрации приказов по кадровой деятельности нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что приказы по кадрам делятся на несколько групп. При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке. Следовательно, все приказы по организации будут храниться в отдельных папках и располагаться в них в соответствии с нумерацией присвоенной в журнале регистрации.

Что касается журнала учета приказов, то для удобства их ведения рекомендуется вести журнал на каждый вид приказов то есть журнал регистрации приказ по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и т.

Следовательно, все приказы в каждом журнале имеют свою порядковую нумерацию. При этом, применять в нумерации только цифровые индексы или буквенно-цифровые, каждая организация решает самостоятельно. Однако, с целью отличия данных приказов, все же рекомендуется буквенно-цифровую нумерацию. Также повторимся, что порядок ведения кадрового делопроизводства целесообразно прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание утверждение руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — к приказам по основной деятельности. К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Срок хранения таких документов составляет пять лет. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Работа с приказами по личному составу — одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа. Любой приказ — это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами.

Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа.

Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа таблица ниже. Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме.

Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной — перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения.

Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению например, в докладной или служебной записке руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами.

Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих.

Роман С. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах оригинал и копии : оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется.

В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры оригиналы , которые доводятся до сведения работников под роспись. Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи листа-заверителя ; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело. Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем о приеме, увольнении, перемещении работников , и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате приказы о премировании, поощрении. Подробнее о журнале по охране труда мы писали здесь. Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации.

После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3. Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации.

А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер. Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества.

В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Отметим, что приказы-распоряжения о приеме, переводе и увольнении работников относятся к распорядительным документам по персоналу. Согласно п. ДСТУ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к тексту и расположению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требование к документам, изготавливаемым печатными средствами. Национальный стандарт ДСТУ не содержит в себе требования относительно порядка регистрации кадровых приказов или распоряжений и не распространяется на процессы создания и учета электронных организационно-распорядительных документов. Оформляя работников на работу, перед началом работы по трудовому договору в соответствии с требованием ст. Разъяснить работнику его права и обязанности, проинформировать под расписку об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, если они не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях соответственно действующему законодательству и коллективному договору.

В журнале регистрации приказов по личному составу пропущен приказ

Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы: К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия. К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству.

Нумерация приказов об увольнении

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение — не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии. Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия организации. Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала — окончание свободного места для последующих записей.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер. Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов.

Каковы правила оформления нумерации приказов в журнале регистрации?

.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Формы кадровых документов. Унифицированные или свои - Елена noobside.ruрева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Григорий

    Вы зарплату в украине сначала сделайте и цены в магазине не поднимайте

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных